Plus de transparence, moins de discussions : comment ActionBoard rend les syndics plus intelligents
Découvrez comment ActionBoard permet aux syndics de gagner en efficacité et transparence grâce à un reporting digital et des données en temps réel.
À une époque où la technologie fait partie intégrante de notre vie quotidienne, les gestionnaires immobiliers ne peuvent pas être laissés pour compte. Les outils et services numériques de gestion immobilière permettent d'automatiser les tâches répétitives, de réduire le risqued'erreur humaine et de rationaliser la communication. Cela conduit à une gestion plus efficace et à des copropriétaires satisfaits.
ActionBoard joue un rôle crucial à cet égard en fournissant une plateforme qui aide les gestionnaires immobiliers à moderniser leurs processus de reporting. Grâce à la possibilité de collecter des données et de les analyser, les syndics peuvent gagner du temps dans la préparation de leurs assemblées générales et améliorer la précision des informations présentées. Ceci afin de renforcer leur position de partenaires vis-à-vis des copropriétaires.
Le rôle des données en temps réel dans la gestion de la copropriété
La disponibilité des données en temps réel provenant d'outils tels qu'ActionBoard permettent d'avoir toujours des informations à jour, ce qui est crucial pour le bon fonctionnement des appareils des copropriétés en gestion. Cela réduit le risque d'erreurs et permet un suivi précis des dossiers en cours. De plus, les problèmes peuvent être identifiés et résolus plus rapidement.
Quelques exemples concrets de ces données :
- État de marche des installations : En un coup d'œil, vous pouvez voir quels ascenseurs ou installations sont actifs, en maintenance ou qui présentent un dysfonctionnement.
- Rapports de performance par installation : Les données relatives à l'utilisation et aux performances des installations sont mises à jour en permanence. Cela permet une plus grande transparence sur les écarts et les problèmes récurrents.
- Planification de la maintenance en direct : Le planning annuel des visites de maintenance est disponible à tout moment et ce, pour chaque équipement.
- Notifications : Vous pouvez vous créer des alertes par équipement afin de rester informé sur le fonctionnement du/des appareil(s), sur le statut d’un appareil en dépannage ou sur l’arrivée et le départ d’un technicien. Ces alertes peuvent être générées soit par e-mail soit par notification sur votre smart phone au-travers de l’application mobile (Android ou IOS).
Grâce à Action Board, vous restez continuellement informés et gagnez en proactivité.
L'importance d'un reporting transparent pour les gestionnaires immobiliers
Dans le monde de la copropriété et de la gestion immobilière, la transparence des informations joue un rôle crucial. Pour un gestionnaire immobilier, il est essentiel d'assurer une communication ouverte et honnête avec les copropriétaires.
Attentes des copropriétaires
Les copropriétaires s'attendent à des informations claires et précises sur les dépenses qu’ils réalisent dans et pour leur bâtiment. Ils veulent être informés et impliqués dans les décisions qui concernent le maintien des équipements tels que les ascenseurs.
Les défis du reporting traditionnel
Les assemblées générales sont un moment-clé dans la vie d’une copropriété. Elles ont généralement lieu une fois par an et doivent donc couvrir un grand nombre de sujets décisifs. C’est par conséquent un moment de discussions vives et animées durant lequel le gestionnaire du syndic doit jouer le rôle de coordinateur et garder le débat centré sur l’agenda du jour. L’accès à l’information reste souvent un défi en termes de temps et en termes de justesse. Ce qui peut conduire à des situations de stress où le risque de malentendu et de conflit entre les copropriétaires est bien présent. Cela peut également entacher la confiance des copropriétaires envers le syndic. Il est impératif pour le gestionnaire de disposer de données chiffrées claires et précises afin que les bonnes décisions soient prises pour le bien dela copropriété.
Qu'est-ce qu'ActionBoard ?
ActionBoard est une plateforme de gestion digitale à destination des clients gestionnaires de parcs immobiliers.
Toutes les données et tous les documents relatifs à l’entretien des équipements (ascenseurs et escalateurs) sont rassemblés en un seul endroit pour une vue 360. Définissez vous-même les KPI’s qui sont importants pour vous en tant quegestionnaire. Retrouvez également le nom et les coordonnées du responsable de votre/vos installation(s) au sein de l’entreprise de maintenance pour une communication directe et une action rapide.
De plus, chaque gestionnaire peut se créer un espace personnalisé en fonction des immeubles qu’il gère au sein de la société de syndic.
Fonctionnalités clés
- Aperçu en temps réel de l'état de l'usine
- Tableaux de bord avec données de performance et d'utilisation
- Rapports de maintenance
- Notifications en cas de dysfonctionnements ou d'interventions planifiées
- Aperçu de l'historique de maintenance
- Statut des offres et des commandes
- Historique des factures
- Des rapports adaptés à chaque bâtiment ou ACP
Moins detravail manuel, plus d'attention portée au service
Grâce à ActionBoard et ses fonctionnalités d’automatisation des rapports et des notifications, les gestionnaires immobiliers doivent consacrer moins de temps aux tâches administratives. Cela permet une approche orientée client, une communication proactive avec les copropriétaires et une prise de décision plus rapide en cas de problèmes techniques.
Comment ActionBoard apporte de la proactivité
En donnant une vue d’ensemble sur l’état du fonctionnement du parc d’appareils des copropriétés en gestion, les syndics sont immédiatement au courant de tout disfonctionnement et peuvent directement introduire une demande de dépannage pour un appareil bien précis auprès du responsable au sein de l’entreprise demaintenance.
Des caractéristiques pratiques qui font la différence :
- Demande d'intervention : Les gestionnaires peuvent demander une intervention en ligne, ce qui évite les appels téléphoniques ou les échanges d’e-mails inutiles.
- Historique des factures : Accès complet aux factures – ouvertes ou traitées – dans une vue d'ensemble, prêtes pour l'Assemblée Générale ou pour le suivi.
- Offres et état de la commande : Le suivi des offres et l'état des commandes passées sont disponibles en temps réel.
- E-Timesheet : Diminuez le volume de paperasse grâce à l’enregistrement numérique des prestations des techniciens et des services effectués.
- Contact : Ayez toujours les coordonnées du responsable de l’entretien de l’appareil auprès de l’entreprise de maintenance.
Comment passer à la gestion numérique ?
Passer à l’utilisation d’une plateforme de gestion comme ActionBoard peut se faire avec l’accompagnementde votre contact au sein de l’entreprise de maintenance d’ascenseurs et d’escalateurs.
Pas à pas vers l’efficacité :
- Démo personnelle : Tout commence par une démonstration dans laquelle les fonctionnalités d'ActionBoard sont présentées et ce, dans le contexte de votre/vos bâtiment(s). Cela permet de voir la valeur ajoutée de manière concrète.
- Analyse de vos besoins de reporting : En collaboration, nous examinons ensemble les rapports dont vous disposez aujourd’hui et nous paramétrons ceux dont vous avez encore besoin.
- De même, nous activerons de manièrepersonnalisée les notifications pertinentes en fonction du/des appareils choisis.
N’attendez plus, planifiez une démonstration dans vos bureaux avec des experts Schindler.